知っていると便利!Googleドキュメントの基本的な使い方

みなさま、こんにちは。
今回はGoogleが提供しているツールのひとつであるGoogleドキュメントを紹介しようと思います。

「利用したことがないけど、Wordとなにか違うの?」と感じることはありませんか?
Wordを使用していたのであれば、なおさらGoogleドキュメントにする必要性を感じない人も多いはずです。

しかし場合によっては、Googleドキュメントの方が良い場合もあります。
この記事で活用法を理解することによって業務効率化につながるので、ぜひ最後までご覧ください。

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントは、Googleが提供しているクラウドで管理できる文章作成ツールです。
複数のユーザーで同時編集できる、簡単にファイル共有ができるといったメリットがあります。

Microsoftが提供しているワードに近い形のツールですが、GoogleドキュメントとWordの違いがわからない方も多くいると思います。
そこで、GoogleドキュメントとWordの違いについて解説していきます。

GoogleドキュメントとWordの違い

GoogleドキュメントとWordの違いは4つあります。以下の4つの違いがハッキリしていれば、導入時の参考になるでしょう。

 

GoogleドキュメントとWordの違い

  • ソフトウェアのインストール有無の違い
  • データの処理方法の違い
  • 編集内容の反映速度
  • 編集履歴の自動保存

 

以下で詳しく説明します。

 

ソフトウェアのインストール有無の違い

GoogleドキュメントとWordの違いには、ソフトウェアのインストールの有無があげられます。
Googleドキュメントの場合はインストールの必要がありませんが、Wordの場合はソフトウェアのインストールの必要があります。

Googleドキュメントはインターネットに接続してブラウザから操作できるので、ソフトウェアのインストールの必要がありません。
インターネットにつながっていれば操作できるので、スマホやタブレットなどの端末からも操作ができます。

Wordはソフトウェアをインストールする必要があるので、それぞれのデバイスでインストールしないと操作ができません。

 

データの保存方法の違い

GoogleドキュメントとWordでは、データ保存方法に違いもあります。
Googleドキュメントはクラウドでデータを保存・管理をしていますが、Wordの場合は基本的にはパソコンで保存・管理を行っています。
One Driveというクラウドストレージを利用すればWordでもクラウドで管理できますが、インストールや保存先の変更などの手間があります。

 

編集内容の反映速度

Googleドキュメントはクラウドを通しているため、共有したファイルを編集するとリアルタイムで反映されます。
Wordはパソコンにファイルを保存しているので、編集するたびにファイルを共有しなければいけません。
One Driveを通せばクラウドに保管できるのでリアルタイムで編集内容を反映できますが、One Driveを経由する必要があります。

このようにGoogleドキュメントとWordには、編集内容の反映速度の違いもあります。

 

編集履歴の自動保存

Googleドキュメントを使用すると、編集履歴を自動保存してくれます。
自動で保存してくれるのでバックアップの必要がなく、好きなタイミングで編集内容の復元が可能です。

Wordはファイルの編集履歴を保存していないため、編集内容の復元を行うのは難しいもの。
パソコンがフリーズした場合は、編集した内容が反映されていない可能性があります。

Googleドキュメントの基本的な使い方

Googleドキュメントを使うには、基本の機能を押さえておくことが大切です。まずは基本的な使い方を覚えておきましょう。

Googleドキュメントの作成

Googleドキュメントを利用するにはGoogleアカウントが必要です。アカウントを作成後、以下のページよりログインします。

Googleドキュメント

ドキュメントを新規作成する場合、赤枠の「+」「空白」となっているドキュメントをクリックすると新規作成できます。
過去に編集したことのあるドキュメントは、下の青枠の「最近使用したドキュメント」に並んでおり、クリックすれば編集ページに移動できます。

文字のスタイル、フォント、装飾

Googleドキュメントでは自由に文字を装飾して見やすい文書を作成することが可能です。

  • 文字のスタイル(タイトルや見出し)
  • 文字のフォント
  • 文字のサイズ
  • 太字
  • 斜体
  • 下線
  • 文字の色
  • ハイライト(背景)の色
  • 文字にリンクを紐付け

すべて上部メニューのアイコンから直感的に編集できます。視覚的にも読みやすいドキュメントを作成できるでしょう。

画像、表、図形などの挿入

文書作成では、より見やすくするために画像、表、図形などを挿入することもあるでしょう。Googleドキュメントでも簡単に挿入できます。

「挿入」タブをクリックするとメニューが表示されます。

画像はPCのフォルダからアップロードやURLからのアップロード、カメラを起動して撮影することも可能です。

表は「○×○」とマス目を決めて挿入できます。

図形描画は新たに作成したり、Googleドライブからの挿入が可能。

グラフは事前の準備は必要なく、Googleドキュメントから作成して挿入できます。どの項目もシンプルな操作なので、ぜひ触ってみてください。

Googleドキュメントで音声入力を使う

Googleドキュメントには音声を認識して文字を書き起こしてくれる機能があります。

メニューの「ツール」→「音声入力」をクリックすると、ドキュメントの左側にマイクのアイコンが表示されます。

マイクマークをクリックする赤くなり、音声を拾える状態になります。
ドキュメント上に自動で文字が表示されますので、会議の議事録やインタビューなどに利用すると業務効率化ができるでしょう。

データ検索

指定したキーワードでGoogle検索を行って調べ物ができます。

文書作成中でも検索しながら作成できるため、業務効率化が図れます。
また、「ツール」タブを利用せず調べたいキーワードを選択→右クリックでデータ検索機能が利用可能です。

チームで共有

Googleドキュメントで作成した文書は、初期の段階では非公開となっており自分しか閲覧や編集ができません。
そこで、チームでもドキュメントを共有してみましょう。

チーム内で文書を共有する場合、右上の「共有」ボタンをクリック。

入力欄にドキュメントを共有したいユーザーのメールアドレスを入力して送信することで、相手にドキュメントのURLが記載されたメールが届きます。

また、共有範囲も重要です。右側のえんぴつマークをクリックすると3つの選択肢が出てきます。

編集者:そのドキュメントに自由に編集を加えることができます
コメント可:ドキュメントの編集はできませんが、コメントを加えることができます
閲覧者:編集もコメントもできず、ドキュメントの閲覧のみ許可されます

共有相手にどこまでの権限を与えるかを選択できるので、仕事にも役立つでしょう。

URLとしてドキュメントを共有したい場合、「リンクを取得」をクリックします。
この画面でも共有範囲(権限付与の程度)が選べるので、選んだうえでリンクをコピーしましょう。

あとは相手にリンクを知らせるだけで、あなたの与えた権限内でドキュメントの閲覧や編集ができます。

作成した文書をPDFやワードファイルで送りたいとき

作成した文書をPDFやワードの拡張子である「doc」「docx」などに変更したい場合もあるでしょう。そんなときは、エクスポートも「ファイル」タブから利用できます。

まとめ

Googleドキュメントの基本的な使い方、いかがでしたでしょうか。
まだまだ紹介しきれていない機能もたくさんあります。

Googleドキュメントのメリットは、クラウドで利用できることです。
職場でも家でもファイルが開け、他の人とも共有できるのはとても便利。オフィスでもテレワーク環境でも大活躍すること間違いなしです。
Googleドキュメントを使いこなして、日々の業務効率化を図りましょう。